Uso del ecosistema de Intuit para trabajar 100% en la nube

En la experiencia de llevar adelante una actividad completamente remota, hay tres pilares que siempre tengo en cuenta:

1. La comunicación con clientes.
2. La comunicación con el personal.
3. La comunicación conmigo mismo (mi organización).

La buena noticia es que cuando implementas en tu sistema una solución excelente basada en la nube, una sola solución generalmente optimiza los tres pilares. Mis herramientas más usadas para cada pilar son las siguientes:

1. Comunicación con clientes: Intuit® Practice Management.
2. Comunicación con el personal: Slack.
3. Comunicación conmigo mismo: Google Calendar y Google Drive.

Me alegra compartir con ustedes la manera en que llevo adelante mi actividad con las mejores soluciones basadas en la nube. También compartiré otras que me interesa incluir en mi batería tecnológica.

Tomemos, por ejemplo, la porción de registro contable de mi actividad. Esto es lo que inició Buck Stops Here Accounting, Inc., y se trata de algo que realmente disfruto porque es un aspecto fundamental de la empresa. Soy un convencido de que si no purgas el sistema de registro contable, no tendrás una base a partir de la cual construir.

Uso QuickBooks® Online Accountant, una herramienta gratuita para contadores: aquí es donde comienza todo el juego. Desde la perspectiva de los pilares:

1. Puedo acceder a todos mis clientes de registro contable de manera sencilla en un solo lugar.
2. El personal de mi empresa dispone de funciones administrativas personalizadas a las que tengo acceso.
3. Me ocupo personalmente del registro contable mediante QuickBooks Online Accountant.

Un valor central en mi empresa es liderar con el ejemplo. Soy cliente de mi propia empresa. Además, el personal puede recibir más capacitación de manera gratuita mediante QuickBooks Online Accountant y se puede certificar en todos los diferentes productos de Intuit, desde QuickBooks Online Payroll hasta QuickBooks Time.

Mi proceso de 4 pasos

Paso 1: Detección

Necesitamos que el cliente adopte nuestras soluciones basadas en la nube. Si no lo puede hacer, es una señal de que no es indicado para la empresa.

Una de mis herramientas favoritas, que uso cuando un cliente desea reunirse con nosotros, es Calendly (versión Professional). La uso para que los nuevos clientes potenciales agenden sus citas conmigo en Zoom (versión Pro). En los proyectos de registro contable, con los clientes que se encuentran en la Fase 2 (consulta a continuación) me reúno durante 1 hora para revisar su información financiera.

Uso Google Calendar, y cuando un cliente agenda una reunión conmigo, la cita queda registrada en mi calendario. Si en el calendario ya tengo actividades pautadas, el cliente no podrá agendar nada para ese momento. Además, desde Google Calendar puedo conectar directamente con Zoom porque quiero evitar que el tiempo se diluya intentando que los clientes se conecten a una reunión: he visto casos en los que han estado 45 minutos para hacerlo… ¿Cómo es posible perder tanto tiempo?

Sin embargo, para agendar la reunión, tienen que hacerlo mediante Calendly. Requiere una inversión y compromiso por parte del cliente. 

Mi número de teléfono comercial publicado en el sitio web está configurado mediante Ring Central; además, por motivos de seguridad, uso autenticación de 2 factores siempre que sea posible y envío la llamada a este número de teléfono comercial.

Paso 2: Compromiso

Envío las facturas por medio de QuickBooks. Eso es obvio porque, de este modo, los libros contables quedan bien prolijos. Todos mis clientes pagan a través de QuickBooks Payments, donde acepto tarjeta de crédito o transferencias ACH. Venmo y PayPal se agregaron hace poco.

Como último recurso, acepto efectivo o cheque. Sin embargo, el hecho de que alguien opere de esta manera probablemente sea otra señal de que dicho cliente no vaya a aceptar tus soluciones basadas en la nube.

Para 2023, estoy considerando agregar Ignition para lograr una mayor eficiencia en el proceso de facturación y contratación. Para dar seguimiento a los trabajadores remotos que me facturan por hora, uso QuickBooks Time. Dado que ellos también asignan su tiempo a un cliente, puedo obtener un Resumen de ingresos por cliente en QuickBooks. Para pagarles, uso Veem.

Paso 3: Fase 1

Aquí es donde pongo al día el cumplimento del cliente, actualizo sus libros contables y reviso los registros anteriores.

Paso 4: Fase 2 

Aquí es donde un cliente ahora está completamente incorporado, ya que me ocupo de sus sistemas contables. Gracias a la utilización eficiente de estas herramientas basadas en la nube, la vida para mis clientes, mi personal y para mí mismo es más sencilla. 

A medida que la tecnología mejore, menos necesitaremos la participación del cliente. Recién podremos llegar al asesoramiento cuando se logre el cumplimiento tributario y el registro contable sea perfecto. En este punto, podemos adoptar un enfoque estratégico y pensar más a largo plazo.

Recuerda: Si implementas un nuevo sistema, desorienta y lleva tiempo. Me gusta tener un documento de una página donde se muestre mi batería tecnológica. Tomé esta idea en QuickBooks Connect 2022, y resulta un buen recurso visual.

Almacenamiento de archivos

En los “viejos” tiempos, las actividades de contabilidad e impuestos se caracterizaban por llevar interminables archivadores organizados por cliente. 

Hoy hago lo mismo, pero todo está en la nube, así que tomo los mejores procesos de la vieja escuela y tengo los archivadores de clientes en Google Drive. Mi Google Drive está ordenado alfabéticamente, como si se tratara de un sistema archivador tangible organizado por nombre y año.

Me gusta Google Drive porque se integra perfectamente con Intuit Link, que es lo que uso para todos mis clientes de impuestos en Intuit ProConnect™ Tax.

Declaraciones de impuestos

Trabajar en los libros contables de fin de año de un cliente desencadena un proceso mediante el cual QuickBooks Online se transfiere directamente a la declaración de impuestos comercial del cliente en ProConnect Tax.

Aquí es cuando uso Intuit Link para las siguientes tareas, las que puedo personalizar para una plantilla o por cliente:

• Carta de contratación.
• Organizador de preguntas.
• Plantilla para los documentos necesarios.
• Importación automática de documentos, como Formularios W-2, en la declaración de impuestos de Link.
• Creación de una función donde puedo agregar su archivo de Google Doc desde Intuit Link.

Para mis clientes con declaración de impuestos personales con Formulario 1040, este año por primera vez estoy probando Protection Plus, que les ofrece protección contra el robo de identidad y ante auditoría.

Una vez que la declaración de impuestos se declara lista y cuando se han completado todos los puntos de la lista de verificación, el cliente puede usar e-Signature a través de DocuSign en ProConnect Tax. 

Queda una tecnología más que comentar: Intuit Tax Advisor. Se trata de una herramienta que aún no he usado, pero que está en mi radar para la planificación de impuestos y que debería integrarse perfectamente con mi sistema.

Conclusión

A medida que la tecnología mejora, más sencillos se vuelven todos estos procesos. Cada una de estas soluciones basadas en la nube se mejora a sí misma, así que tu mayor desafío será no agregar demasiados componentes a tu batería tecnológica y obtener compromiso por parte de tus clientes.

Es por eso que intento mantener la claridad y la sencillez. Si un software puede asumir las tareas que realizan otros cinco, entonces prefiero ese solo software. Quiero que el cliente no tenga que participar en las actividades de cumplimiento tributario. Quiero que participe en el asesoramiento pleno.